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Como controlar meu estoque

Postado em 13 de Junho de 2016
Imagem de ilustração: Como controlar meu estoque
Estoque é dinheiro, dinheiro parado é prejuízo. Essa frase resume bem a necessidade que todas as empresas possuem em manter um correto controle de estoque, pois não desejam arcar com prejuízos de deterioração de suas mercadorias ou não as possuir quando o mercado procurar. Entretanto, ter esse controle de estoque da maneira correta, evitando furos, estoque muito alto ou baixo e principalmente, saber mensurá-lo da maneira correta, sempre gerou dúvidas por parte dos empresários, dessa forma, nesse estudo iremos ensinar como realizar esse controle de maneira correta e simplificada, ajustado principalmente aos pequenos empreendedores que normalmente não possuem um auxílio nessa área tão importante do negócio. Vamos aprender!
 

1 – O que é meu estoque?

Antes de começarmos a estudar as ferramentas de controle de estoque, precisamos entender o que seria necessariamente isso. Estoque são todos os produtos que estão armazenados para disponibilizá-los aos clientes, seja na forma de materiais que serão utilizados na prestação do serviço, na venda direta na loja ou insumos industriais que passarão por um processo produtivo. Ou seja, é incorreto aquele conceito que somente o comércio possui estoque, todos os ramos de atividades – serviço, comércio e indústria – necessitam do armazenamento de certas mercadorias para a prestação de seus serviços, e serão esses produtos o meu estoque.
 

2 – Mensurando os meus produtos em estoque.

Agora que você já sabe quais são os seus produtos em estoque, poderá identifica-los. Se você ainda não possui nenhum controle, deverá fazer um levantamento desses produtos, atribuindo os respectivos valores de compra, códigos específicos e quantidade. Com o advento da nota fiscal eletrônica (NFe) e a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFCe) a obrigatoriedade de identificar os itens que estão sendo vendidos, tornou-se mais rígida, necessitando que no momento da venda, já seja emitido o documento fiscal, contendo os itens e seus valores individuais, portanto, se você não possuir esse controle, não conseguirá cumprir com as obrigações fiscais, podendo acarretar penalidades severas a sua empresa.
 

3 – Não possuo esse levantamento individualizado, como faço então?

Já digo de antemão que isso não será uma tarefa fácil, pois além de necessitar de uma apuração individualizada, precisará que seja levantado os documentos fiscais de compra de cada item para identificar os valores que foram pagos. Além disso, todo item que a empresa vende, necessita de um código específico de identificação, e esse código não pode ser copiado do documento de compra, precisa ser um código próprio. Por exemplo: Sua empresa venda tênis, das marcas X e Y, com 5 tamanhos diferentes cada um, precisará, portanto, atribuir um código numérico para cada um, os tênis X serão identificados pela inicial 100 e o Y pela inicial 200, conforme o modelo será acrescentado um número, o primeiro tênis X será 1001, o segundo 1002 e assim sucessivamente.
 
Esse levantamento inicial é bem trabalhoso, porém uma vez implantado, precisa apenas que seja feito a manutenção periódica para que não fique defasado.
 

4 – Sistema automatizados de controle -  os softwares de gestão

Desconheço uma empresa que nos diais atuais faça esse controle de estoque somente com base em planilhas eletrônicas em excel, não que dessa forma não seja eficiente, porém o trabalho é muito maior e desnecessário. Há no mercado diversos sistemas eletrônicos que controlam automaticamente o estoque, bastando somente alimentá-lo com as notas fiscais eletrônicas de compra, as quais no momento da importação pela leitura do código de barra já individualiza todos os itens da nota, e no momento da venda, com emissão do documento fiscal de saída, pela leitura do código de barras dos produtos de cada produto, ele já faz a exclusão do estoque.
 
Os softwares de gestão atuais são ferramentas indispensáveis para que uma empresa não perca tempo e dinheiro em processos operacionais, haja visto que a maioria é muito bem integrada com todos os departamentos da empresa, permitindo além da atribuição de valores, o estabelecimento de promoções conforme o código do produto ou uma certa quantidade vendida. São essas ferramentas que são utilizadas em supermercados, pois esse tipo de atividade demanda um fluxo muito grande de produto, imagina se fosse feito em planilha? Seria impossível sua correta apuração.
    
Se você ainda mão utiliza um sistema eletrônico, precisará adquirir algum, caso não queira ficar para trás no mercado, segue abaixo uma pequena lista de itens para te ajudar nessa escolha:
 
• O sistema precisa ser voltado ao seu ramo de negócio;
• Verifique o custo inicial de implantação do sistema, o custo mensal e se a empresa cobra algum adicional para realizar alguma mudança posterior;
• Verifique a sua funcionalidade, se ele se adapta ao que você procura;
• O sistema precisa ser intuitivo e de fácil preenchimento, pois um sistema complicado demais, com certeza será abandonado;
• Verifique se a empresa fornece treinamento para sua utilização e como funciona a central de relacionamento;
• Veja se os computadores que você possui suportarão o sistema, e se não necessitará de uma mudança total da sua TI; e
• Pesquise a credibilidade da empresa, se ela é confiável ou não.
 

5 – Critério de mensuração: PEPS OU MPM?

Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai (PEPS) ou Média Ponderada Móvel (MPM)? Esses termos podem parecer estranhos no começo, mas serão essenciais na continuidade da empresa, pois definirão como ocorrerá a movimentação de seu inventário e o custo atribuído a cada produto.
 
No PEPS, quando ocorrer uma venda, sempre sairá de seu estoque, em termos de custo, o produto mais antigo, mantendo-se o custo do mais novo. Exemplo: possuo 3 mercadorias iguais no meu estoque, com datas de compra em 02/05/2016, 15/05/2016 e 10/06/2016, cujo custo de compra foram, respectivamente, de R$ 50,00, R$ 60,00 e R$ 64,00. Realizo uma venda de 2 desses em 11/06/2016, qual o meu custo de venda e qual o custo final do meu estoque? A resposta é bem simples, serão baixados respectivamente os produtos comprados em 02/05/2016 e 15/05/2016, com custo total de R$ 110,00 e mantido um estoque final de R$ 64,00
 
O que não podemos confundir é mensuração de estoque com produto efetivamente vendido, o primeiro é um critério técnico e o segundo a realidade. Essa forma de identificação se torna necessário, principalmente, para fins fiscais e contábeis.
 
No MPM, que é o critério mais utilizado, o custo da minha mercadoria sempre será mensurado como uma média do custo de aquisição e as unidades compradas. Exemplo: Vamos considerar os dados do exemplo anterior, qual seria meu custo de venda e qual o custo final do meu estoque? Segundo esse método, a cada compra de mercadoria o seu custo deve ser integrado ao custo total da mesma mercadoria no estoque, para encontrarmos o novo custo final unitário, o nosso exemplo ficaria:
 
• Compra dia 02/05/2016: 1 x 50,00 = 50,00;
• Compra dia 15/05/2016: 1 x 60,00 = 60,00 => Saldo final estoque 2 x 55,00 = 110,00;
• Compra dia 10/06/2016: 1 x 64,00 = 64,00 => Saldo final estoque 3 x 58,00 = 174,00;
• Venda dia 11/06/2016: 2 x 58,00 = 116,00 => Saldo final estoque 1 x 58,00 = 58,00 
 
Qual o método a escolher fica a critério de cada empresa, no Brasil o método mais utilizado é o MPM, pois além de ser mais fácil no quesito controle, ele aumenta o custo da minha mercadoria, reduzindo o meu valor tributável de imposto.
 

6 – Inventário periódico

Nenhum sistema é 100% eficiente e longe de qualquer falha, pois fatores externos, como deterioração do produto ou roubos, o sistema não consegue apurar. Dessa forma, torna-se necessário que periodicamente, no mínimo uma vez por ano, a empresa realize a apuração de seu inventário, confrontando os valores do sistema, com os produtos realmente em estoque. Quando forem encontradas diferenças, o correto é justifica-las, realizar a emissão de nota de baixa de mercadoria de estoque, e em questão de gestão, buscar formas para que isso não volte a ocorrer.
 

7 – Gestão do Estoque

Com o estoque implantado, com a manutenção devida e inventário periódico, você já possuirá um estoque controlado da maneira correta em termos técnicos e operacionais, porém caberá agora saber gerenciá-lo. Em uma gestão do estoque você deverá analisar no mínimo os seguintes pontos:
 
• A rotatividade de seus produtos;
• Fluxo de entrada e saída;
• Perda operacionais;
• Logística do estoque;
• Fornecedores;
• Previsões de venda;
• Custos da sua manutenção;
• Valor realizável de cada produto.
 
 
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AUTORIA: KITRON Contábil.
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